הנהלת חשבונות למרפאת שיניים

הנהלת חשבונות למרפאת שיניים 

שיטות עבודה וכלים חשבונאיים לניהול תקין של מרפאת שיניים – סלמן חלסצ'י

מתוך מסגרת כללית של פיתוח ויישום שיטות עבודה לצרכי ניהול תקין של מרפאות שיניים, מתברר שלמערכת חשבונות מתקדמת השפעה רבה על המשך קיומה, שגשוגה והתפתחותה של המרפאה.

בתשובה על השאלה מדוע נהג חלק מהרופאים לנהל בעצמם את ספרי-החשבונות במרפאה בלי להיעזר באנשי מקצוע בתחום החשבונאות, נאמר בין היתר, כי ידע הרופא בתחום החשבונאות או שימוש במערך ממוחשב עונה על הנדרש לצרכי ניהול חשבונאי, פיננסי וכלכלי של מרפאות השיניים.

בעיון מעמיק מגלים, שאחת הסיבות העוצרות בעד התפתחות המרפאה טמונה בשיטת ניהול החשבונות שלה, המשפיעה על הניהול הפיננסי, על חישוב רווחיות העבודה וכדאיותה כתוצאה מיישום שיטת עבודה מסוימת.

בשיטות מתקדמות ומתוחכמות, המופעלות במרפאות שיניים שונות, מקבל רופא השיניים כלים ונתונים בזמן ביצוע אמיתי, שבעזרתם מנווט הרופא את העבודה במרפאתו לפי צרכיו - על פי נתוני המערכת.

שיטות עבודה אלה בנויות על תכנון שנתי מיוחד לכל מרפאה על פי צרכיה ולפי סוג העבודה המתבצעת בה.

יישום וביצוע שיטות מתוחכמות אלו משקף, למעשה, מושגים חדשים, המשנים את הגישה לחשיבות מערכת ניהול החשבונות במרפאה מאמצעי המספק נתונים, לכלי, הבונה את אותם הנתונים הנדרשים
לניהול תקין של המרפאה,ובהתאם לתכנון השנתי שנבנה במיוחד לאותה מרפאה קודם לכן.
המייחד את חשבונות מרפאת השיניים מחשבונות מרפאה בתחום אחר הינו הקשר הדומיננטי, הקיים בין ההוצאות המשתנות של מרפאת השיניים לבין הכנסותיה.

קשר זה מהווה בסיס לקביעה במידה של זהירות, כי הכנסות מרפאת שיניים הינן פונקציה של ההוצאות המשתנות בה.

לצורך ההבדלה בין סוגי ההוצאות ניתן לחלקן לשתי קבוצות עיקריות:

1.הוצאות קבועות, כגון: שכר דירה, שכר מזכירה, מסים עירוניים, הוצאות שכירות ציוד רפואי וכד'.
הוצאות אלו משולמות מדי חודש ללא קשר עם עבודת הרופא או המחזור העסקי החודשי של המרפאה.
הוצאות קבועות אלו מהוות אחוז הוצאה משמעותי במחזורים עסקיים קטנים והשפעתן מצטמצמת במחזורים עסקיים גדולים.
לכן, קיימת כדאיות כלכלית להתחלק בהוצאה זו בין מספר רופאים, העובדים באותה מרפאה בשעות שונות, כאשר המחזור העסקי של כל אחד מהם אינו מצדיק העומס של כל ההוצאה הקבועה.

2.הוצאות משתנות, כגון: חומרים דנטלים, ציוד מתכלה, עבודות מעבדה,שתלים, הוצאות שיננית, תשלומים לרופאים אחרים בעד הכנסות שנתקבלו וכד'.
הוצאות אלו מהוות את הבסיס של הכנסות המרפאה, הנובעות מעצם קיום ההוצאה.
בנושא זה הסטטיסטיקה מלמדת, שאחוז ההוצאה על חומרים דנטליים ותרופות, כולל החלפת מחטים, מראות וציוד מתכלה אחר בעבודות משמרות מהווה כ-2-5% מהמחזור העיסקי. שימוש בחומרים מיוחדים ויקרים מקפיץ הוצאה זו מעל לנתון האמור.

מאידך, ההוצאה על עבודות שיקום מהוות בין 15-24%. ההוצאה תלויה בסוג המתכת, בטיב עבודת הטכנאי, בעבודות חוזרות, והתמורה המתקבלת כפופה לתנאי המשק ורמת ההכנסה הפנויה, המיועדת לטיפולים כאלה בקרב המטופלים.


על פי האמור, ניתן לקבוע את ההכנסה המשוערת של המרפאה כתוצאה מאותן ההוצאות, שנרשמו בפנקסי חשבונותיה.