חשיבות המידע במערכת הנהלת חשבונות של מרפאת שיניים

המייחד את חשבונות מרפאת השיניים מחשבונות מרפאה בתחום אחר הוא הקשר הדומיננטי שיש בין ההוצאות המשתנות של המרפאה לבין הכנסותיה. קשר זה הוא הבסיס לקביעה הזהירה כי הכנסות מרפאת שיניים הן פונקציה של ההוצאות המשתנות בה.

ניתן למיין את ההוצאות לשתי קבוצות עיקריות אלו:

1. הוצאות קבועות - כגון שכר דירה, שכר מזכירה, מסים עירוניים, הוצאות שכירת ציוד רפואי וכדומה.
הוצאות אלו משולמות מדי חודש בחודשו בלא קשר לעבודת הרופא או למחזור העסקי החודשי של המרפאה. הוצאות קבועות אלו הן שיעור הוצאה ניכר במחזורים עסקיים קטנים, והשפעתן מצטמצמת במחזורים עסקיים גדולים. לכן כדאי מבחינה כלכלית לחלק הוצאה זו בין כמה רופאים העובדים באותה מרפאה בשעות שונות ואשר המחזור העסקי של כל אחד מהם אינו מצדיק לשאת בעומס של כל ההוצאה הקבועה.

2. הוצאות משתנות - כגון חומרים דנטליים, ציוד מתכלה, עבודות מעבדה, שתלים, הוצאות הנובעות מהעסקת שיננית, תשלומים לרופאים אחרים בעד הכנסות שנתקבלו וכדומה.
הוצאות אלו משקפות את היקף פעילותה של המרפאה ומכאן שהן מלמדות גם על היקף הכנסותיה הצפויות. בנושא זה הסטטיסטיקה מלמדת ששיעור ההוצאה על חומרים דנטליים ועל תרופות בעבודות משמרות (כולל החלפת מחטים, מראות וציוד מתכלה אחר) הוא כ-5%-2% מהמחזור העסקי. שימוש בחומרים מיוחדים ויקרים מעלה הוצאה זו יותר מהנתון האמור.
ועם זאת, ההוצאה על עבודות שיקום היא בין 15% ל-24%. ההוצאה תלויה בסוג המתכת, בטיב עבודת הטכנאי ובעבודות חוזרות, והתמורה המתקבלת כפופה לתנאי המשק ולרמת ההכנסה הפנויה המיועדת לטיפולים אלו בקרב המטופלים.
על פי האמור, על סמך ההוצאות שנרשמו בפנקסי חשבונותיה ניתן לקבוע את רמת ההכנסה המשוערת של המרפאה.