חשוב שהנתונים יהיו אמינים, ולכן הכרחי לבחון בקפידה את כל הוצאות המרפאה כדי לחשב נכונה את התקורה התפעולית ואת הרווחים של המרפאה הנבדקת. לאחר שחושבה התקורה הנכונה, מפחיתים את 'סה"כ ההוצאות, מתואם' מסך כל הסכומים שהמרפאה גבתה ומחשבים את 'סה"כ הרווחים, מתואם'. חישוב פיננסי זה מתבצע באמצעות התאמת 'סה"כ הוצאות המרפאה', אשר מצביעות על הון ההשקעות, המעלות וההטבות של הבעלות שאינן נוגעות ישירות לתפעול השוטף של המרפאה.
יש כמה וכמה מסמכים אשר מספקים נתונים סטטיסטיים על ההוצאות ועל ההכנסות לצורכי הערכה פיננסית. אם רופא השיניים הוא חברה בע"מ, דוח מס הכנסה של החברה יספק את רשימת ההוצאות וההכנסות שדווחו בנוגע למרפאה. אם רופא השיניים אינו חברה, דוח מס ההכנסה האישי של רופא השיניים יספק את רשימת ההוצאות וההכנסות. אם מסיימים את ההערכה הפיננסית לפני הכנת דוח המס השנתי או שההערכה מסתיימת לפני תום שנת הכספים, אזי ניתן להשתמש בדוח 'הכנסות והוצאות שנתי' המעודכן ביותר של המרפאה להפקת נתוני הכנסות והוצאות.
