השנים האחרונות העשירו את ענף רפואת השיניים במגוון רחב של תכניות ממוחשבות המקיפות, או המנסות להקיף, כל נושא. מערכות אלו גמישות למדי ומאפשרות לרופא לבצע באמצעות המחשב כל פעולה שרשם לפני כן באופן ידני בספרי העסק.
בכך הרופא מקבל על עצמו את האחריות על הרישום הנכון באמצעות המערכת הממוחשבת, בדיוק כפי שעשה ברישומים הידניים שרשם לפני השימוש במערכת זו. הזנת נתונים לא נכונים או רישום לא נכון גורמים לקבלת דוחות לא אמינים לצורך הדיווח, בעיקר למוסדות כמו מס הכנסה ומע"מ.
שימוש מורחב בתכניות אלו מחייב את הרופא לתפקד כמנהל חשבונות וגם להיות בקיא במערכת המיסוי עד כדי לדעת מה מותר ומה אסור, איך לעשות ואיך לדווח.
מערכות ממוחשבות פועלות בשלושה תחומים אלו:
1. מערכות המשלבות את ניהול חשבונות המרפאה עם ניהול המרפאה, כגון ניהול ממוחשב של ספר הזמנות, כרטסת לקוחות, המצאת חשבוניות מס וקבלות והפקת דוחות תקופתיים ושנתיים.
2. מערכות ממוחשבות בתחום המנהלי והרפואי עם המצאת חשבוניות מס וקבלות בלבד. מערכת הנהלת החשבונות מתנהלת בנפרד (דוגמת רואה חשבון או יועץ מס).
3. מערכות ממוחשבות נפרדות לניהול חשבונות של מרפאות שיניים נוסף על מערכת ידנית לרישום מנהלי ורפואי.
מערכות אלו בלא ספק עוזרות לרופא. הן מקצרות את הזמן שעליו להקדיש לטיפול בניירת, ומאפשרות לו זמן עבודה נוסף כדי לעסוק במקצועו ולפתח את מרפאתו.
תחום נוסף שבו מערכות אלו תורמות הוא תחום החייבים. המערכות מתוכננות להפיק תזכורות ובקשות לתשלומי חוב נוסף על זימון מטופלים על ידי הרופא לצורך מעקב רפואי. כיום מופעלות גם תוכניות מרושתות המאפשרות דיווח ישיר ברשת עם גופים כחברות ביטוח, דבר החוסך את הזמן הרב שנגזל עקב רישומים ידניים ובדיקתם.
שיטה נוספת לנהל את החשבונות של מרפאות השיניים היא השיטה הידנית המופעלת זה שנים רבות. שיטה זו אינה מומלצת משום שהיא דורשת זמן רב לרישומים כפולים, גורמת לטעויות עקב העתקת רישום ממסמך למסמך, מביאה לידי טעויות אנוש ברישום ובסיכום נתוני המערכת ובמיון ובריכוז ההוצאות לפי סוגיהן ומחייבת להשקיע עבודה קשה כדי לקבל דוח כלשהו לצורכי עבודת הרופא. ברוב המקרים הפקת הדוח תהא חסרת ערך בגלל הזמן הנדרש להפקתו יחסית לזמן הנדרש לגיבוש החלטה מהירה.
בלא ספק בעתיד הקרוב ינוהל התחום הרפואי, המנהלי והחשבונאי בכל המרפאות באופן ממוחשב, וכך יהיה גם הקשר עם הספקים, עם המעבדות, עם הבנקים ועם יתר מוסדות המדינה.
