זמן ל"ניקיונות פסח" של חשבונות ישנים
פטריק ווהל ולורין הולט מציעים במאמר שהתפרסם ב"Advanced Practice Management", לחלק את החובות שטרם נגבו, לארבע קטגוריות:
חובות שטרם נעשה מאמץ כלשהו לגבותם:
חובות אלה טרם זכו לתשומת הלב שלה הם ראויים.
חובות שעדיין כדאי לנסות ולגבותם
יתכן והמתרפא הראה סימנים של "רצון טוב" לשלם, לפני שפסקו התשלומים הנותרים. יתכן ומדובר במתרפא "טוב" אשר פשוט נכשל חד-פעמית במוסר התשלומים שלו. במקרה כזה, מומלץ ליצור קשר מחודש עמו ולנסות לערוך איתו הסדר תשלומים חדש. אולי אפילו כדאי לשקול אפשרות להציע לו תמריץ להסדר תשלומים ע"י הקטנת החוב.
חובות ששווה לסלוח
לעיתים, בדיקת הרשומות מראה שנעשתה טעות במרפאה כאשר הסדר התשלומים הראשוני נעשה. במקרה כזה כדאי להתנצל על הטעות ולוותר על יתרת התשלום, במידה ונשארה כזו. חובות נוספים שכדאי לוותר על הגביה עבורם, הם חובותיהם של מתרפאים "טובים" שבאמת ובתמים נמצאים בקשיים כספיים.
בזבוז זמן
נעשו כל הניסיונות האפשריים לאתר את בעלי החוב, אך ללא הצלחה. ייתכן ועבר כבר יותר משנה מאז הקשר האחרון עם המתרפא. כדאי במקרה כזה לתייק את החוב במדור "חובות אבודים".
פעילות עבריינית
לעיתים בדיקת הרשומות מצביעה על כך שהמתרפא מלכתחילה לא התכוון לשלם. במקרים כאלה כדאי להפנות את המקרים לבית משפט לתביעות קטנות.
כל חוב שטרם נגבה, מצביע על כשלון של המרפאה שלא הצליחה לגבות את התשלום מיד עם סיום הטיפול. המרפאה צריכה להציב בפניה כמטרה – גבייה עם סיום טיפול. מדיניות גבייה כזו, מונעת הקטנת ההכנסות הבאה יחד עם הגדלת תחושות הכעס והאיבה.
כדאי לעבור על הרשומות ולהסיק מסקנות מה ניתן היה לעשות אחרת על מנת למנוע תוצאה כזו. כדאי לקבוע מדיניות ברורה אשר תמנע חזרה על טעויות שכאלה.
לדוגמה, יתכן וימצא שהביטוח של המתרפא מכסה רק 80% מטיפול מונע אין כיסוי של 100%. מומלץ להכניס עובדה זו כהערה בכרטיס המתרפא, כך שבעתיד, לפני תחילת הכנת תוכנית הטיפולים, תוכלו לקחת זאת בחשבון. ישנה חשיבות מרובה למניעת טעויות חוזרות במדיניות הגבייה.
תחשבו על מה קורה לכם כאשר אתם מפסיקים לשלם את תשלומי המשכנתה שלכם או אתם מפסיקים לפתע לשלם את התשלומים עבור המכונית החדשה שזה עתה רכשתם. מה יקרה עם תפסיקו לשלם את חשבונות הטלפון והמים? מיד ינתקו לכם את הטלפון ויסגרו את השיברים. ברפואת שיניים המצב שונה. גם אם המתרפא לא שילם בזמן את החשבון, ייתכן ותחליט לשלוח לא תזכורת הביתה ואולי תוסיף מדבקה המציינת כי עבר זמן התשלום. אך בפועל הדרך היחידה והאמינה ביותר, המבטיחה גבייה טובה, היא לגבות את התשלום מייד עם תום הטיפול. דרך זה היא לא רק היעילה ביותר אלא גם נותנת את התשובה הטובה ביותר למתרפאים עצמם